如何写出高质量的会议纪要?关键有三点

如何写出高质量的会议纪要?关键有三点

会议纪要,是记载和表达会议主要精神和议定事项的一种公文。它是围绕会议中心议题所形成意见的归纳整理,是会议记录的一种再加工。如何写好会议纪要,真正做到择其要点而归纳整理呢?公文写作君认为,应注意把握好以下三个关键点。

如何写出高质量的会议纪要?关键有三点

一、在会议内容的取舍上,要注意做到“去粗取精”,把握议题的侧重点

会议纪要是对会议的主要精神和议定事项的记载和表述,抓住会议的中心议题,侧重表述已经取得的一致的或基本一致的意见,去“粗”留“精”。具体来讲,要从三个方面着手:

1.要围绕会议研究的中心议题“取精”。中心议题就是会议应研究和解决的主要问题。把与中心议题关系密切的主要意见尽量写充分、写完整。有时会议的中心议题明确,但有时也不十分明确,或一个会议同时讨论多个议题,且难分主次。遇到这种情况,应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题,放在基本同等的位置上,分题归纳整理。在纪要的正文中明确写成“一、关于×××问题”、“二、关于×××问题”等。

2.要围绕与会人员取得的一致性意见“取精”。对于起指导作用的会议纪要,应该表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致的意见。但与会人员在围绕中心议题发言中,往往在有些问题上看法不完全一致。遇到这种情况,应该对各种意见进行认真的研究,然后归纳整理完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见,如果没有被会议否定,也应该采纳。如果有些意见分歧较大,会议没有能够统一认识,就不应写入纪要中去。

3.要围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。一般召开重要会议,大家围绕中心议题讨论后,对会议认可的大多数人的意见、观点等,在会议结束时,主持人会归纳起来进行总结性讲话,对需决定的事项进行“拍板”。这是写入会议纪要的最好材料,也是最便于抓住的“纲”。在写入纪要时,要言简意赅,但必须把问题说明白,讲清楚。

如何写出高质量的会议纪要?关键有三点

二、在决定事项的表达上,要注意做到“滴水不漏”,把握议题的相关点

一个需写纪要的会议,一般都是要决定一个或几个重要事项的。但在写会议纪要时,对决定事项在文字上究竟如何表述,使之观点鲜明、提法准确、不出纰漏呢?最重要的是注意“三性”,把住相关点。

1.要注意语言表达的准确性,防止产生歧义。会议研究的问题拍板后,如何进行文字表述,是写好会议纪要的基础。这就要求起草人员注意用语准确,讲究方法,尽量避免在文字上产生歧义。

2.要注意重要决定的依据性,防止互相矛盾。会议形成的重要决定是要写入纪要的。但会上有时在做出某个决定时,有可能这一决定与相关的政策或已有的规定存在某种矛盾。只要不是发生正面的“碰撞”,起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上,选择恰当的表达方式,以尽量避免矛盾。

3.要注意付诸实施的可行性,防止影响操作。会议纪要的宗旨在于有关方面共同遵循,会议形成的议定事项是要付诸实施的。因此,写会议纪要的目的在于促进落实。如果缺乏可行性,就无法达到其目的。要增强会议纪要的可行性,务必切合实际,力求具体、明白。

如何写出高质量的会议纪要?关键有三点

三、在写作的方法和体式上,要注意“从实际出发”,把握基本点

会议纪要应该有基本的写作方法和比较规范的体式,但也不是一成不变的。究竟怎样写好,应从实际出发,根据会议的内容来灵活运用,但也要把握其基本点。

1.会议纪要的标题。公文写作君认为,最基本的形式有三种:一是会议名称与文种的组合;二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合;三是有固定形式的会议,如领导碰头会等,也可以直接用会议的次数与文种的组合。究竟在什么情况下采用何种类型的标题,要根据会议的具体情况而定。

2.会议纪要的内容。一般可由两部分组成,即会议概况和正文部分。

会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员(出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。概况应力求简要,有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。

正文部分在写作方法上一般采取以下三种:一是按照会议研究的顺序分条排列,逐个说明会议研究了什么问题,做出了什么决定。二是按会议所研究、决定的内容,将主体分为几个部分。三是把会议所涉及的问题和与会人员的意见按性质分类,归纳成几个问题来写。

如何写出高质量的会议纪要?关键有三点

总之,只要认真把握好“会议内容的侧重点、决议事项的相关点、写作方法与体式的基本点”这三个“关键点”,就一定能写出高质量的会议纪要。